Connecteurs de connaissances

Google Drive et Microsoft SharePoint fonctionnent différemment des autres connecteurs. Au lieu de récupérer les données en temps réel, ils indexent vos fichiers (ils les traitent et les cataloguent pour une recherche rapide) et les stockent sur notre plateforme, afin que Work puisse les chercher instantanément, à la manière des bibliothèques.

Vous pouvez donc interroger les documents de tout votre espace via le langage naturel, avec des résultats basés sur les fichiers réels et tout en respectant vos droits d'accès existants.

1. Un administrateur configure le connecteur et lance l'indexation des fichiers de l’organisation.
2. Les fichiers sont indexés et stockés dans nos centres de données européens.
3. Chaque utilisateur se connecte avec son propre compte et interroge le contenu indexé depuis n'importe quelle tâche.
4. L'index se synchronise régulièrement avec la source. Les modifications, nouveaux fichiers et suppressions sont prises en compte lors de chaque synchronisation planifiée.

Il s’agit d’un processus ponctuel. Une fois l’indexation terminée, votre équipe peut se connecter et utiliser le connecteur.

La synchronisation sélective permet de choisir précisément quels dossiers, sites ou bibliothèques indexer. Pour la configurer :

1. Ouvrez l’onglet Contrôles administrateur sur la page Connecteurs.
2. Cliquez sur la carte du connecteur.
3. Parcourez et cochez/décochez les dossiers ou sites à inclure dans l’indexation.

Pour ajouter de nouveaux dossiers : relancez l’indexation. Le contenu sera alors ajouté à l’index existant.

La plateforme détecte les changements (création, modification, suppression) à la source et met à jour l’index lors de chaque synchronisation planifiée. Les fichiers supprimés sont retirés de l’index : ils ne peuvent plus être retrouvés via Work.

Une fois l’indexation terminée par l’administrateur, vous pouvez vous connecter avec votre propre compte :

1. Ouvrez la page Connecteurs dans le menu latéral.
2. Repérez la carte Google Drive ou SharePoint et cliquez sur Connecter.
3. Connectez-vous avec votre compte Google ou Microsoft.
4. Confirmez la connexion.

L’indicateur vert Connecté confirme que tout est prêt. Vous pouvez désormais interroger le contenu indexé dans n’importe quelle tâche en activant le connecteur comme outil.

Nous reproduisons la structure des utilisateurs, des groupes et des droits de la source. Sans accès à un fichier dans Google Drive ou SharePoint, vous ne pourrez pas le consulter via Work.

• Les droits d’accès reposent sur le partage explicite (utilisateur, groupe, domaine).
• Les fichiers partagés en mode « n’importe qui avec le lien » ne sont pas automatiquement visibles par toute l’organisation dans Work. Ils doivent être partagés explicitement avec certains utilisateurs ou groupes.

• Les droits s’appuient sur les groupes Microsoft Entra ID. Les groupes SharePoint « legacy » peuvent ne pas être reconnus.
• Les fichiers partagés uniquement avec des invités externes ne sont généralement pas indexés.

Ce qui se passe lors d’une déconnexion dépend de l’auteur de l’action :

• Déconnexion d’un utilisateur (depuis Mes connecteurs) : vous perdez l’accès aux données, mais l’index reste disponible pour les autres membres de l’organisation.
• Déconnexion par un admin (depuis Contrôles administrateur) : le connecteur est désactivé pour l’ensemble de l’organisation et les données indexées sont planifiées pour suppression.

Pour réactiver après une déconnexion admin, il faut tout reconfigurer et relancer une indexation complète.

Les deux solutions donnent accès à vos documents, mais leur fonctionnement diffère. Choisissez celle adaptée à votre besoin :

• Les fichiers sont indexés et stockés dans nos centres de données européens.
• L’index n’est conservé que tant que le connecteur de connaissances est actif. Si un admin désactive le connecteur, les données sont immédiatement programmées pour suppression.
• Les données provenant des connecteurs ne servent jamais à entraîner ou améliorer nos modèles, quel que soit votre forfait.
• Les conversations qui s’appuient sur des données des connecteurs respectent la politique de données de votre forfait.

Pour plus d’informations, consultez notre politique de confidentialité et notre trust center.